Am 25.5.2018 tritt die neue EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft und bringt auch für Vereine und Verbände eine Vielzahl an neuen und teilweise verschärften Regularien zum Schutz personenbezogener Daten. Das bisher für Vereine maßgeblich gültige Bundesdatenschutzgesetz wird zum 25.5.2018 überarbeitet und an die Regularien der DSGVO angepasst. Für Vereine und Verbände werden zukünftig die DSGVO und das neue BDSG der Orientierungspunkt hinsichtlich des Datenschutzes sein.
Für die Vereinsvertreter ist die Umsetzung der Datenschutz-Maßnahmen im Verein bis zum 25.5.2018 ein großer Berg an Aufgaben. Zur Unterstützung der verantwortlichen Personen im Verein, hat der Landessportverband für das Saarland eine Reihe von Informationen und Arbeitsmaterialien zusammengestellt, auf die wir Sie im Folgenden gerne hinweisen:
Informationsblatt
In unserem Informationsblatt Nr. 18 finden Sie die für Vereine wichtigsten Punkte und Vorgaben zur DSGVO zusammengefasst. Unter anderem, wann die Vorgaben der DSGVO überhaupt Anwendung finden, die zwingenden Grundsätze der Datenverarbeitung, die für eine rechtmäßige Datenverarbeitung erforderlichen Rechtsgrundlagen sowie die Vorgaben hinsichtlich der Informationspflicht und welche weiteren Maßnahmen von den Vereinen zu beachten sind. Auch ein Schema zur ersten Prüfung für den Normalfall, ob Sie einen Datenschutzbeauftragten in Ihrem Verein benötigen, finden Sie in den Unterlagen.
Wegweiser
Für viele Vereine und Verantwortliche ist es schwer, bei den zahlreichen Vorgaben und Vorschriften den roten Faden zu einer möglichst effizienten Umsetzung zu finden. Aufgrund dessen haben wir einen Wegweiser mit einer möglichen Vorgehensweise zusammengestellt, was und in welcher Reihenfolge alles zu tun ist.
Arbeitsmaterialien und Vorlagen (für einen eigenen Datenschutz-Ordner)
Wer sich näher mit dem Thema DSGVO beschäftigt, wird schnell merken, dass mit einem einfachen Satz in der Satzung, ergänzt auf dem Mitgliedsantrag, oder einem Beschluss der Mitgliederversammlung die Vorgaben der DSGVO nicht umgesetzt werden können. Aufgrund der von Verein zu Verein stets unterschiedlichen Strukturen und Datenverarbeitungen ist es nicht möglich, eine Mustervorlage zu erstellen, die jeder Verein ohne gründliche Prüfung, weitere Ergänzungen oder eigenen Arbeitsaufwand ausdrucken und verwenden kann. Dennoch haben wir einige Arbeitshilfen ausgearbeitet, auf deren Basis die Vereine ihre individuell benötigten Unterlagen zusammenstellen können. Um auch dem nötigen Dokumentationscharakter gerecht zu werden, haben wir diese Dokumente strukturell so aufgebaut, dass diese von den Vereinen für einen eigenen Datenschutz-Ordner ausgedruckt und abgeheftet werden können. Natürlich können die Dokumente auch elektronisch aufbewahrt werden.
Beantwortung weitere Fragen zur Umsetzung der DSGVO
Bei weiteren Fragen, die sich ggf. im Rahmen der Umsetzung der Datenschutzvorgaben im Verein ergeben, können Vereine sich gerne an das Kompetenzzentrum Ehrenamt wenden. Anfragen zum Thema Datenschutz wurden in das Beratungsangebot des Kompetenzzentrums Ehrenamt mit aufgenommen. Wir möchten an dieser Stelle jedoch bereits den Hinweis geben, dass wir einzelne, individuell ergänzte Dokumente (z.B. Einwilligungserklärungen, etc.) der Vereine im kostenlosen Beratungsangebot des LSVS nicht nochmals gegenprüfen können. Hierzu würden bei jedem Verein individuelle Gespräche und Detailprüfungen notwendig sein.
Wie bereits andere Themen aus dem Vereinsrecht werden wir auch das Thema Datenschutz in unseren FAQ-Bereich der LSVS Homepage (https://www.lsvs.de/index.php?id=2286) aufnehmen und dort gehäuft auftretende Fragen an die Experten des Kompetenzzentrums mit den entsprechenden Antworten zum direkten Nachlesen veröffentlichen.
Hinweis: Aufgrund der stetigen Änderungen bei der Rechtsprechung und der Gesetzgebung sowie der für jeden einzelnen Fall ggf. erforderlichen individuellen Prüfung können wir für die zur Verfügung gestellten Unterlagen keine Haftung und keine Gewähr für die Richtigkeit übernehmen.
Für weitere Fragen steht Ihnen der Vereinsberater des Landessportverbandes für das Saarland, Herrn Robert Reiter (0681/3879-321 oder vereinsberater(at)lsvs.de ) gerne zur Verfügung.
Weitere Informationen sowie entsprechende Downloads zum Thema Datenschutz finden Sie auf der Homepage des LSVS.
